Aviso de Privacidad

Adok Software, S.A.P.I. de C.V. (nombre comercial “Adok”), con domicilio en Vidrio 2292, Colonia Americana, Obrera, C.P. 44150, Guadalajara, Jalisco, México, es el responsable del uso y protección de sus datos personales, de conformidad con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (“LFPDPPP”), su Reglamento y demás disposiciones aplicables.

El presente Aviso de Privacidad tiene por objeto informarle cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, protegemos y, en su caso, transferimos los datos personales relacionados con el uso de nuestra plataforma y servicios.

1. DATOS PERSONALES QUE RECABAMOS

Para la prestación de nuestros servicios, Adok podrá recopilar las siguientes categorías de datos personales de sus Usuarios:

• Datos de identificación y contacto: Nombre, correo electrónico, número telefónico, cargo, y empresa u organización a la que pertenece.
• Datos de acceso y autenticación: Credenciales de acceso, registros de inicio de sesión, configuraciones de Usuario y preferencias de idioma.
• Datos de facturación: Razón social, domicilio fiscal, RFC, información de pago y demás datos necesarios para la emisión de comprobantes fiscales y administración de la relación comercial.
• Datos de comunicación: Información contenida en solicitudes de soporte, formularios de contacto, encuestas y cualquier otra interacción directa con Adok.
• Datos de uso de la plataforma: Registros de actividad, funcionalidades utilizadas, eventos del sistema, bitácoras y métricas de uso.
• Información cargada por el Usuario: Documentos, expedientes, datos personales, o corporativos de terceros, identificaciones oficiales, documentación de cumplimiento regulatorio y cualquier otra información que el Usuario decida incorporar a la plataforma para la utilización de los servicios contratados.

2. DATOS PERSONALES SENSIBLES

Adok no solicita de manera directa datos personales sensibles de sus Usuarios. No obstante, dado que la plataforma puede ser utilizada para procesar documentación regulatoria, expedientes de cumplimiento e identificaciones oficiales, es posible que en el curso diario de la presentación del servicio se traten datos que, conforme al artículo 2, Fracción VI de la LFPDPPP, sean considerados sensibles.

Dichos datos serán tratados exclusivamente para la prestación de los servicios contratados y conforme a las instrucciones del Usuario. Adok no los utilizará para ninguna finalidad distinta ni los comunicará a terceros, salvo en casos previstos en la Sección 6 de este Aviso.

Cuando el tratamiento de datos sensibles de los propios Usuarios sea necesario, Adok obtendrá el consentimiento expreso y por escrito conforme al artículo 8 de la LFPDPPP, mediante la aceptación expresa habilitada en la plataforma al momento en que dicho tratamiento sea requerido.

3. PROCESAMIENTO DE DATOS DE TERCEROS CARGADOS POR EL USUARIO

La plataforma puede ser utilizada para procesar información correspondiente a clientes, usuarios finales, representantes legales, accionistas, beneficiarios controladores, proveedores, contrapartes u otros terceros relacionados con las actividades del Usuario. Respecto de dicha información:

• El Usuario actúa como Responsable del tratamiento de los datos personales de dichos terceros y declara contar con las autorizaciones, consentimientos y bases legales necesarias para recopilarlos, utilizarlos y proporcionarlos a Adok.
• Adok actúa exclusivamente como Encargado del tratamiento, procesando la información únicamente conforme a las instrucciones del Usuario y para la prestación de los servicios contratados.
• El Usuario es el único responsable del cumplimiento de las obligaciones de privacidad, protección de datos y demás obligaciones regulatorias que resulten aplicables respecto de dichos terceros.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

4.1 Finalidades necesarias para la prestación del servicio

Las siguientes finalidades son indispensables para la relación jurídica entre Adok y el Usuario y no requieren consentimiento expreso adicional al derivado de la contratación del servicio:

• Crear y administrar cuentas de Usuario.
• Proporcionar acceso a la plataforma y sus funcionalidades.
• Operar, mantener, monitorear y mejorar los servicios.
• Procesar solicitudes, consultas y requerimientos de soporte técnico.
• Gestionar la relación comercial y contractual con el Usuario.
• Implementar medidas de seguridad, autenticación y prevención de accesos no autorizados.
• Permitir la generación, organización, administración y procesamiento de expedientes, documentos, formularios, reportes, avisos y demás herramientas disponibles en la plataforma.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales, y atender requerimientos de autoridad competente.

4.2 Finalidades que requieren consentimiento expreso

• Datos de facturación e información de pago: su tratamiento para fines de emisión de comprobantes fiscales, gestión de pagos y administración de suscripciones requiere consentimiento expreso, conforme al artículo 7, párrafo quinto de la LFPDPPP. Dicho consentimiento se obtiene mediante la aceptación expresa de las condiciones de pago al momento en que el Usuario proporciona sus datos de facturación a través de la plataforma o los medios de comunicación oficiales que señale Adok.

4.3 Finalidades secundarias o accesorias

Adok no utiliza los datos personales de sus Usuarios para finalidades mercadotécnicas, publicitarias o de prospección comercial dirigidas a terceros, ni para la generación de perfiles con fines distintos a los descritos en la sección 4.1. No existen finalidades secundarias respecto de las cuales el Usuario deba manifestar su negativa.

En caso de que en el futuro se incorporen finalidades secundarias, este Aviso será actualizado conforme al procedimiento descrito en la Sección 13, y se habilitará el mecanismo correspondiente para que el Usuario pueda manifestar su negativa previa al inicio de dicho tratamiento.

5. USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Adok puede utilizar herramientas y modelos de inteligencia artificial proporcionados por terceros proveedores tecnológicos para la prestación de ciertas funcionalidades de la plataforma. Al respecto:

• Parte de la información ingresada podrá ser procesada mediante sistemas automatizados de inteligencia artificial con la finalidad exclusiva de prestar los servicios contratados.
• La información procesada no será utilizada por Adok para entrenar modelos propios de inteligencia artificial.
• Adok procura celebrar acuerdos con proveedores que incluyen restricciones contractuales respecto al uso de la información procesada para fines distintos al servicio.
• Los resultados generados mediante inteligencia artificial constituyen herramientas de apoyo y deberán ser revisados y validados por el Usuario antes de su utilización.

Los proveedores de inteligencia artificial con quienes Adok comparte información para la prestación de servicios se identifican en la Sección 6 de este Aviso.

6. TRANSFERENCIAS DE DATOS PERSONALES

Adok puede compartir datos personales con terceros cuando ello sea necesario para la prestación de los servicios contratados, para el cumplimiento de obligaciones legales, o cuando el Usuario haya otorgado su consentimiento expreso. A continuación se describen los destinatarios, las finalidades de cada transferencia y su base legal.

Infraestructura en la nube y alojamiento de datos.

Adok utiliza proveedores de servicios en la nube para el almacenamiento, procesamiento y disponibilidad de la plataforma y de la información que en ella se gestiona. Todos los datos tratados en la plataforma pueden ser alojados en servidores de dichos proveedores. Esta transferencia no requiere consentimiento adicional del Usuario, por ser indispensable para la prestación del servicio contratado, en términos del artículo 9, fracción IV de la LFPDPPP.

Servicios de autenticación e identidad.

Para garantizar el acceso seguro a la plataforma, Adok comparte datos de acceso y autenticación con proveedores especializados en verificación de identidad y control de acceso. Esta transferencia no requiere consentimiento adicional, por ser necesaria para la operación del servicio.

Proveedores de modelos de inteligencia artificial.

Algunas funcionalidades de la plataforma procesan información mediante modelos de inteligencia artificial proporcionados por terceros. La información ingresada por el Usuario en dichas funcionalidades puede ser transmitida a los proveedores correspondientes exclusivamente para generar los resultados solicitados. Esta transferencia no requiere consentimiento adicional, por ser parte integral de la funcionalidad contratada. El Usuario es informado sobre el uso de inteligencia artificial en la Sección 5 de este Aviso.

Servicios de análisis de uso y monitoreo.

Con la finalidad de detectar errores, monitorear el rendimiento y mejorar continuamente la plataforma, Adok puede compartir datos de uso y eventos del sistema con proveedores de herramientas de telemetría y análisis. Esta información no incluye datos de negocio del Usuario ni información identificable de terceros. Esta transferencia no requiere consentimiento adicional, por corresponder a la finalidad principal de mejora del servicio.

Procesadores de pago.

Para la gestión de cobros, emisión de comprobantes fiscales digitales y administración de suscripciones, Adok comparte datos de facturación e información de pago con los procesadores de pago correspondientes. Dado que dichos datos tienen carácter financiero y patrimonial, su transferencia requiere el consentimiento expreso del Usuario conforme al artículo 7, párrafo quinto de la LFPDPPP. Este consentimiento se obtiene mediante la aceptación expresa de las condiciones de pago al momento en que el Usuario proporciona sus datos de facturación a través de la plataforma.

Proveedores de comunicaciones y soporte.

Para el envío de notificaciones del servicio y la atención de solicitudes de soporte técnico, Adok puede compartir datos de contacto y comunicación con los proveedores de los sistemas utilizados para dichos fines. Esta transferencia no requiere consentimiento adicional, por ser necesaria para la prestación del servicio.

Autoridades competentes.

Adok podrá transferir datos personales a autoridades competentes, incluyendo la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, el Servicio de Administración Tributaria, la Unidad de Inteligencia Financiera y cualquier otra autoridad facultada por ley cuando así lo exijan disposiciones legales o requerimientos debidamente fundados y motivados. Esta transferencia no requiere consentimiento del Usuario, por tratarse de una obligación legal en términos del artículo 9, fracción I de la LFPDPPP.

Todos los terceros receptores descritos en esta sección actúan como encargados o subencargados del tratamiento, obligándose a proteger la información conforme a estándares razonables de seguridad y confidencialidad, y a no utilizarla para fines distintos a los aquí descritos.

Adicionalmente, cuando el Usuario utilice la plataforma como herramienta de apoyo para el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Prevención de Lavado de Dinero, la información integrada en avisos o reportes podrá ser transmitida por el Usuario al Sistema del Portal de Prevención de Lavado de Dinero u otra autoridad competente. Dicha presentación es responsabilidad exclusiva del Usuario en su carácter de sujeto obligado.

7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Adok implementa medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, uso, acceso o tratamiento no autorizado, conforme al artículo 18 de la LFPDPPP.

Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta. Adok notificará al Usuario, en los términos del artículo 19 de la LFPDPPP, cualquier vulneración de seguridad que afecte de forma significativa sus derechos patrimoniales o morales.

8. CONSERVACIÓN, BLOQUEO Y CANCELACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en el presente Aviso de Privacidad, así como para atender obligaciones legales, regulatorias, contractuales o requerimientos de autoridad competente.

Una vez concluido dicho periodo:

Los datos entrarán en un periodo de bloqueo, durante el cual no podrán ser objeto de tratamiento, equivalente al plazo de prescripción de las acciones derivadas de la relación jurídica que dio origen al tratamiento, conforme al artículo 24 de la LFPDPPP. Transcurrido el periodo de bloqueo, los datos serán eliminados o anonimizados de forma definitiva.

En particular, tratándose de información relacionada con avisos, informes y documentación soporte en materia de Prevención de Lavado de Dinero, los plazos de conservación serán los mínimos que establezca la normatividad aplicable (LFPIORPI y disposiciones secundarias), los cuales pueden exceder los plazos generales antes señalados.

9. EJERCICIO DE DERECHOS ARCO

El titular de los datos personales puede ejercer en cualquier momento sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición ("derechos ARCO"), conforme a los artículos 21 a 26 de la LFPDPPP.

Medios de contacto:

Correo electrónico: emora@adokmx.com

Domicilio: Vidrio 2292, Colonia Americana, C.P. 44150, Guadalajara, Jalisco, México

Requisitos de la solicitud (artículo 28 LFPDPPP):

• Nombre completo del titular y medio para recibir notificaciones.
• Documentos que acrediten la identidad del titular (copia de identificación oficial vigente) o, en su caso, la personalidad e identidad de su representante.
• Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se pretende ejercer el derecho (salvo que se trate del derecho de acceso).
• Descripción del derecho ARCO que se pretende ejercer y lo que específicamente se solicita.
• Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los datos.

Plazos de respuesta:

Adok comunicará la determinación adoptada dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud y, en caso de resultar procedente, la hará efectiva dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a dicha comunicación. Ambos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias del caso así lo justifiquen.

El ejercicio de los derechos ARCO es gratuito; únicamente podrán realizarse cobros para recuperar los costos de reproducción, copias o envío, conforme a la legislación aplicable.

En caso de inconformidad con la respuesta proporcionada por Adok, el titular podrá acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente en materia de protección de datos personales en posesión de los particulares.

10. REVOCACIÓN DEL CONSENTIMIENTO

El Usuario puede revocar en cualquier momento el consentimiento que haya otorgado para el tratamiento de sus datos personales, sin que dicha revocación tenga efectos retroactivos.

Importante: La revocación no implica necesariamente la cancelación inmediata de todos los tratamientos. En ciertos casos, Adok podrá continuar tratando los datos si así lo exige una obligación legal o requerimiento de autoridad. Para algunas finalidades, la revocación podrá implicar la imposibilidad de continuar prestando el servicio.

Procedimiento:

• Presentar solicitud al correo electrónico emora@adokmx.com, indicando expresamente que se trata de una revocación de consentimiento.
• Incluir nombre completo, identificación oficial y descripción del tratamiento respecto del cual se revoca el consentimiento.
• Adok responderá dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud e informará los efectos de la revocación.

11. LIMITACIÓN DEL USO O DIVULGACIÓN DE DATOS

Conforme al artículo 15, fracción IV de la LFPDPPP, el titular puede solicitar la limitación del uso o divulgación de sus datos personales a través de los siguientes mecanismos:

• Solicitud directa: mediante correo dirigido a emora@adokmx.com, indicando los datos específicos cuyo uso o divulgación desea limitar y el alcance de la limitación solicitada.
• Configuración de la plataforma: el Usuario puede administrar los datos asociados a su cuenta directamente desde el panel de configuración de su perfil.
• Efectos de la limitación: Adok evaluará la procedencia conforme a la ley e informará al titular los efectos concretos dentro de los plazos previstos en la Sección 9. La limitación de ciertos datos puede afectar la prestación de funcionalidades específicas del servicio

12. TECNOLOGÍAS DE RASTREO

La plataforma y los sitios web de Adok utilizan cookies, web beacons y tecnologías similares. A continuación se describen los datos que se obtienen y sus finalidades:

• Cookies estrictamente necesarias: datos de sesión, preferencias de idioma y configuración de cuenta. Finalidad: garantizar el funcionamiento técnico de la plataforma. No pueden deshabilitarse sin afectar el servicio.
• Cookies analíticas: páginas visitadas, tiempo de sesión, funcionalidades utilizadas y eventos de error. Finalidad: monitorear el rendimiento de la plataforma, detectar errores y mejorar la experiencia del Usuario. No se utilizan para publicidad ni generación de perfiles comerciales.
• Web beacons en comunicaciones: confirmación de apertura de correos electrónicos de notificación del servicio. Finalidad: verificar la entrega efectiva de comunicaciones transaccionales.

La información obtenida mediante cookies analíticas puede ser procesada por los proveedores de monitoreo identificados en la Sección 6, quienes actúan como encargados del tratamiento.

Deshabilitación: las cookies analíticas pueden deshabilitarse desde la configuración del navegador o desde el panel de preferencias de privacidad disponible en nuestro sitio web. La deshabilitación de cookies estrictamente necesarias puede impedir el funcionamiento correcto de la plataforma.

13. MODIFICACIONES AL AVISO DE PRIVACIDAD

Adok podrá modificar o actualizar el presente Aviso de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios legales, regulatorios, operativos o tecnológicos.

Las modificaciones que impliquen cambios en: (i) la identidad del responsable, (ii) las finalidades del tratamiento que dieron origen a la relación jurídica, (iii) las transferencias que requieren consentimiento, o (iv) la incorporación de nuevos datos sensibles, serán comunicadas mediante correo electrónico al Usuario y requerirán la manifestación de un nuevo consentimiento cuando así lo exija la ley.

Para el resto de las modificaciones, la actualización será publicada en el sitio web y la plataforma. La fecha de "Última actualización" indicada al inicio de este Aviso refleja siempre la versión vigente.

14. CONTACTO

Para cualquier consulta relacionada con este Aviso de Privacidad o con el tratamiento de datos personales:

Correo electrónico: emora@adokmx.com

Domicilio: Vidrio 2292, Colonia Americana, C.P. 44150, Guadalajara, Jalisco, México

Adok Software, S.A.P.I. de C.V., Guadalajara, Jalisco, México.